Hyvä toimitila ei synny siitä, että toimistoon valitaan hienot kalusteet.
Ensin pitää ymmärtää, mitä tilassa tehdään.
Kuka tarvitsee rauhaa? Missä tehdään yhteistyötä? Missä asiakkaat kohdataan? Mitkä tilat ovat jatkuvasti käytössä ja mitkä jäävät tyhjiksi? Miten ympäristön pitäisi muuttua eri tilanteiden mukana?
Aloitan toimitilasuunnittelun näistä kysymyksistä.
Vasta sen jälkeen suunnittelen tilan.
Toimitila vaikuttaa joka päivä siihen, kuinka helppoa siellä on työskennellä, tavata asiakkaita, keskittyä, tehdä yhteistyötä ja vaihtaa ajatuksia.
Se vaikuttaa myös siihen, millaisena yritys näyttäytyy ihmiselle, joka astuu ensimmäistä kertaa ovesta sisään.
Siksi hyvä toimitilasuunnittelu yhdistää kolme asiaa:
toiminnan, käyttäjät ja yrityksen identiteetin.
Jos jokin niistä unohtuu, lopputulos voi näyttää hyvältä mutta toimia huonosti.
Toimitilaprojekti voi alkaa ennen muuttoa uuteen tilaan tai vasta vuosien käytön jälkeen.
Molemmissa tilanteissa ensimmäinen vaihe on sama.
Selvitän, mitä tilassa tapahtuu nyt ja mitä siellä pitäisi tapahtua tulevaisuudessa.
Tarkastelussa voivat olla esimerkiksi työskentelytavat, henkilöstön määrä, erilaiset käyttäjäryhmät, asiakastapaamiset, hiljaisen työn tarpeet, yhteiset alueet, kulkureitit, säilytys ja tilojen muunneltavuus.
Tämän jälkeen voidaan ratkaista, mitä tiloja oikeasti tarvitaan.
Yksi tarvitsee työrauhaa.
Toinen tekee suuren osan päivästä yhteistyötä muiden kanssa.
Kolmas käy toimistolla vain tapaamassa asiakkaita ja tiimiä.
Siksi yhtä täydellistä työpistettä tai tilaratkaisua ei ole.
Hyvä toimitila tarjoaa erilaisiin tilanteisiin erilaisia ympäristöjä ja tekee niiden käyttämisestä helppoa.
Tilasuunnittelulla voidaan tukea esimerkiksi keskittymistä, yhteistyötä, kohtaamisia, palautumista ja asiakaspalvelua ilman, että jokaiselle toiminnolle tarvitaan oma huone.
Kaikkien neliöiden ei tarvitse tehdä vain yhtä asiaa.
Kokousalue voi muuttua tapahtumatilaksi. Aulatila voi toimia epävirallisena työskentely- ja kohtaamispaikkana. Kahvila-alue voi palvella päivän aikana sekä henkilöstöä että asiakkaita.
Muunneltavuus voi vähentää hukkatilaa ja tehdä ympäristöstä käyttökelpoisemman pitkälle tulevaisuuteen.
Tavoitteena ei ole täyttää tilaa.
Tavoitteena on saada siitä mahdollisimman paljon hyötyä.
Toimitilan uudistus ei aina vaadi suurta remonttia.
Jos pohjaratkaisu toimii, ongelma voi löytyä esimerkiksi kalusteiden sijoittelusta, akustiikasta, valaistuksesta tai siitä, ettei eri alueiden käyttötarkoitusta ole määritelty selvästi.
Selvitän, mitä nykyisessä tilassa kannattaa säilyttää, kunnostaa, siirtää tai käyttää uudella tavalla.
Näin muutokset voidaan kohdistaa sinne, missä niillä on eniten merkitystä.
Toimitilan ei tarvitse näyttää geneeriseltä toimistolta.
Yrityksen arvot, toimiala, historia ja tapa kohdata asiakkaansa voidaan tuoda osaksi ympäristöä ilman, että tila muuttuu kolmiulotteiseksi mainokseksi.
Parhaimmillaan yrityksen identiteetti näkyy tilassa luontevasti materiaaleissa, väreissä, yksityiskohdissa ja tavassa, jolla ympäristöä käytetään.
Projektin laajuus määritellään tarpeen mukaan.
Suunnitteluun voivat kuulua tila- ja käyttäjätarpeiden analyysi, pohjaratkaisut, työskentely- ja kohtaamisalueet, asiakastilat, kalusteet, kiintokalusteet, materiaalit, värit, valaistus, akustiikka, tekstiilit, mittapiirustukset sekä toteutuksen suunnittelu ja yhteistyökumppanit.
Tutustun yrityksen toimintaan, käyttäjiin ja tavoitteisiin.
Tarkastelen nykyisiä tiloja, käyttötapoja, ongelmakohtia ja mahdollisuuksia.
Määritän, millaiset tilat, toiminnot ja muutokset tukevat yrityksen toimintaa parhaiten.
Teen tila- ja sisustussuunnittelun sovitussa laajuudessa.
Tarvittaessa autan hankintojen, tekijöiden ja toteutuksen koordinoinnissa.
Tilaa käyttävillä ihmisillä on usein tietoa, jota pohjapiirroksesta ei näe.
Siksi käyttäjien osallistaminen voi olla tärkeä osa toimitilaprojektia.
He tietävät, missä syntyy häiriötä, mitä puuttuu ja mitkä nykyiset ratkaisut toimivat yllättävän hyvin.
Tätä tietoa voidaan käyttää suunnittelun lähtökohtana.
Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan tilasuunnittelussa opiskelijat ja käyttäjät otettiin mukaan jo projektin alkuvaiheessa.
Keskusaulan eri alueille muodostettiin erilaisia käyttötarkoituksia ruokailusta työskentelyyn, ideointiin ja rennompaan oleskeluun.
Myös kalusteiden muunneltavuus oli osa kokonaisuutta.
Yksi ympäristö pystyi näin palvelemaan useita erilaisia tarpeita.
Toteutan toimitila- ja sisustussuunnitteluprojekteja eri puolilla Suomea.
Projekti voi olla kokonaan uusi toimitila, nykyisen ympäristön uudistus tai rajattu kehitystehtävä.
Lähtökohta on aina sama:
ensin ymmärretään, mitä tilassa pitäisi tapahtua.
Sen jälkeen suunnitellaan tila.
Projektin ei tarvitse alkaa valmiista suunnitelmasta.
Jos tiedätte vain, että nykyinen tila ei palvele toimintaa niin hyvin kuin voisi, siitä voidaan aloittaa.